În cdrul anumitor programe, pentru o utilizare eficientă a asistenței nerambursabile, s-a decis utilizarea unui instrument de planificare anuală realizat pe baza fișelor de proiecte. Fișa de proiect este o propunere prealabilă a solicitantului, cu privire la nevoia de sprijin identificată, depusă autorității de management în vederea aprobării spre finanțare. Fișa de proiect reprezintă un document ce poate conține informații referitoare la obiectivele proiectului, rezultatele aşteptate, justificarea clară a necesității, precum și bugetul estimat. Ulterior aprobării, respectiva fișă de proiect se poate concretiza în cererea de finanțare care intră în procesul de evaluare. Fișa de proiect nu elimină necesitatea parcurgerii procesului de elaborare și depunere a cererii de finanțare, ci este o etapă premergătoare acestuia.